新增規則：

1.         系統管理者進入「稽核管理 > 系統政策」，選擇接收或寄送，點選【新增】按鈕即可進行規則新增。

 

2.         選擇「稽核類型」，描述「條件說明」，設定規則，並完成符合時執行動作，最後按「完成」鈕。

注意：

新增”全部”規則，即為建立一個規則可以讓接收和寄送共用，因此改變接收的欄位規則，寄送也會一起改變。

新增稽核規則功能介紹：

規則設定	功能名稱		功能說明
稽核類型	接收		針對外部寄到公司內部信件做稽核
	寄送		針對公司內部寄送到外部的信件做稽核
	全部		包括以上所提的信件遞送類型進行信件做稽核
指定參數	條件說明		描述此條規則，即為此規則訂出名稱。 條件說明會被列在規則表列頁，適當的條件說明有助於辨別規則。
	審核門檻 驗證鈕		審核門檻是設定此一規則必須出現幾次，才算符合；驗證功能則提供管理者，可以在設定完條件後，立刻輸入一個測試資料以確認是否符合稽核條件。
	符合時執行動作	郵件審核	系統會將符合規則的信件留置在指定的審核區，可搭配通知信設定，檢視待審核信件。請參考《系統稽核管理 > 稽核設定 > 稽核通知信設定》 接收信件之稽核政策，可設定「審核前通知信」通知收件人，信件被留置在審核區。
		退回信件	將原信件存成附檔，通知原寄件人退信原因
		直接刪除	將符合規則的信件，直接刪除
		允許傳送	可選擇以下方式傳送： 1.     直接傳送 2.     ZIP加密後傳送 (選購模組) l   密碼通知可選擇：寄件人、收件人或兩者 l   加密目標可選擇：信件附檔、整封信件 3.     PDF 加密後傳送 (選購模組) l   密碼通知可選擇：寄件人、收件人或兩者 4.     以附檔轉連結方式傳送 (選購模組) l   密碼通知可選擇：寄件人、收件人或兩者 l   郵件寄送時通知寄件人 l   附檔被下載時通知寄件人
		無	屬於執行此動作之郵件，系統認定其為正常郵件，會繼續比對是否符合其他稽核條件。 建議此功能可搭配監控通知動作使用。
		監控通知	系統會將原信件存成附檔，通知指定監控帳號。 監控通知可搭配上述各項執行動作，一同處理。

範例一：

凡公司對外的報價單，留置並以監控方式將信件包成附檔寄送給指定主管。

 

1.         在「稽核管理 > 系統政策」中，點選【新增】按鈕，即可進入新增稽核規則畫面，選擇稽核類型為「寄送」並填寫完相關欄位資料後，按下【完成】。

「郵件審核」選項說明：

針對「寄送」及「全部」稽核類型，可設定審核前後是否通知原寄件者，可分為：

1.         審核前通知寄件人：當郵件符合郵件稽核條件，進入審核區時，除了發信通知稽核者外，原寄件者也可收到通知。

 

2.         審核後通知寄件人：當管理者收到稽核明細列表通知信，進行審核動作後(無論放行與否)，即發通知信給寄件者。

「欄位規則」說明：

 

功能		功能說明
規則 欄位	寄件人	可輸入寄件人進行關鍵字過濾
	收件人	可輸入收件人進行關鍵字過濾
	標題	可輸入信件主旨中的關鍵字進行過濾比對
	信件內文	可輸入信件內文中的任一關鍵字進行過濾比對
	信件內文（未解碼）	可指定針對未編碼前的信件內文關鍵字做過濾比對
	附檔名稱	可依附件檔名及附檔名稱進行比對過濾
	附檔類型	利用附檔內容與副檔名判斷其檔案格式 若欲稽核 .7z 檔，請選擇 ZIP。
	附檔加密	可偵測外寄時，附檔加密的情形，以使用情境分為任一加密、全部加密以及任一未加密三種情況。 支援格式包含： Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, *.PDF,*.ZIP,*.RAR,*.7z
	副檔名不符	可偵測外寄時，附件副檔名不一致的情形，支援格式包含：Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, AutoCAD (DXF, DWG), *.PDF, *.ZIP, *.RAR
	附檔內文	針對附檔內文 (包括壓縮檔) 關鍵字做過濾比對，支援常用文件格式如下：*.PDF, *.DOCX, *.DOC, *.XLSX,  *.XLS, *.PPTX, *.PPT, *.RTF, *.HTML,*.ZIP, *.RAR 針對PDF附檔也可做關鍵字過濾比對。
	信件大小	輸入信件的容量大小進行過濾(以K為單位)
	含有密件副本人數	可偵測外寄時，含有密件副本的郵件
	收件人數	收件人數
	收件人數乘以信件大小	收件人數乘以信件容量大小
	信件檔頭欄位	可輸入信件檔頭欄位名稱和關鍵字，進行信件檔頭欄位內容關鍵字過濾比對
	圖片判別	Openfind 獨家研發圖片偵測技術，可偵測信件內文圖片、附檔圖片及附檔內圖片，支援格式如下： 圖片類型：*.JPG, *.PNG, *.GIF, *.TIFF, *.BMP。 壓縮檔類型：*.ZIP, *.RAR, *.7Z。 檔案類型：*.DOCX, *.DOC, *.XLSX, *.XLS, *.PPTX, *.PPT, *.PDF。 設定方式：偵測內文圖片，附檔圖片及附檔內圖片數量（當圖片小於 N KB 則不列入計算），注意：信件中的連外圖片不列入計算。 當稽核信件留置審核區時，點選【顯示圖片】可以將信件中的圖片完整顯示。 備註：MS Office 2003格式（*.DOC, *.XLS, *.PPT）中，文字藝術師、 SmartArt 圖片、統計圖表及樣板中圖片也會被偵測出來。
	機敏資料	Openfind 獨家研發機敏資料偵測技術，管理者可直接選取欲偵測的資料種類形式，可即時偵測郵件標題、郵件內文、附檔名稱、附檔內文及PDF附檔內文中符合之資料。 可偵測之機敏資料種類，如下所示： l   地址 l   身分證字號 l   護照號碼 l   信用卡號碼 l   手機號碼 l   性別 l   日期 l   生日 l   電子郵件地址 l   姓名 l   市話號碼 l   姓名(英譯) l   地址(英譯) l   銀行代碼加身分證（銀行公會標準）
	機敏資料 (去重複)	功能同「機敏資料」，套用此條件時，相同的個資字串即使出現多次也將只會視為一筆。例如：信件內文有3筆相同的電話號碼，在計算個資總和時相同個資字串只會視為1筆。
	複合式機敏資料	可偵測個資種類同「機敏資料」。可選取欲偵測的機敏資料類型，並設定各種機密資料門檻值或機敏資料總和門檻值。使用情境如下： 1.     偵測身份證字號、信用卡號碼或電話號碼等機敏資料，其中任意2類皆大於等於10筆。 2.     偵測中文姓名、身分證字號或地址等機敏資料總和大於等於20筆。
	複合式機敏資料(去重複)	功能同「複合式機敏資料」，套用此條件時，相同的個資字串即使出現多次也只會視為一筆。使用情境如下： 1.     偵測身份證字號、信用卡號碼或電話號碼等機敏資料，其中任意2類皆大於等於10筆且資料不重複。 2.     偵測中文姓名、身分證字號或地址等機敏資料，總和大於等於20筆且資料不重複。
附加 功能	機敏資料偵測	需求模組： ZIP 加密模組 設定方式：稽核政策 > 寄送 指定動作：允許傳送，以ZIP加密傳送 加密目標：選取【信件附檔】，選取【機敏資料偵測】。 影響結果：若信件內文包含機敏資料，系統會將整封信件加密。
條件 關連	And	會比對有輸入關鍵字的過濾條件，完全符合者才會執行後續的郵件處理方式
	Or	會比對有輸入關鍵字的過濾條件，只要有符合其中一設定條件，即會執行後續的郵件處理方式
設定	增加規則欄位	系統預設會出現一個規則欄位，若有需要設定更多選項，請點選增加規則欄位。
	減少規則欄位	點選減少規則欄位，即會在畫面上減少規則。

 

排外條件設定

設定稽核政策時，可以利用排外條件設定鈕，以增加政策彈性。以下方圖示為例：當欲設定寄件人為「@openfind.com.tw」網域時，即符合稽核條件，若是有例外不想考慮進來的帳號，可點選「排外」按鈕，新增排外帳號。

可設定排外狀況的稽核欄位有：寄件人、收件人、密件副本對象及機敏資料。

設定監控通知

啟用監控通知功能，在信件符合稽核條件時，系統會寄送原始信件，並將原信件存成附檔，通知指定監控帳號。監控的帳號可以指定所有符合條件的管理者，或是指定單一帳號，亦可同時啟用兩種指定角色。

1.         監控通知 – 指定管理者

勾選「監控通知」後，可寄送監控通知給系統管理者、系統稽核郵件審查人員、網域管理者、網域稽核郵件審查人員或群組管理者，角色設定可參考《帳號管理》中的說明。

為避免因組織內部異動，指定之管理者帳號不存在時遺漏稽核監控通知，可設定額外電子郵件帳號，做為管理者帳號不存在時接收監控通知的帳號。下圖為勾選、指定額外電子郵件之範例：

2.         監控通知 – 指定電子郵件

若帳號非系統管理者，但仍需要收到監控通知時，亦可透過指定電子郵件的方式，讓其他使用者接受到稽核監控通知。設定畫面如下：

在勾選「監控通知」後，在指定電子郵件下方點選「新增」使用者帳號。

畫面會彈出對話框，輸入使用者帳號後點選「確定」。

新增成功畫面如下。

 

各種規則的設定

搭配特殊的功能字元，有助於過濾效果，更能簡化黑白名單管理。應用的稽核欄位：「標題」、「收件人」、「寄件人」、「附檔內文」、「附檔名稱」與「信件檔頭」。以下為支援的功能字元：

l   * ：可為多個任意字或沒有字元
規則內容如為：房*貸，則「房子借貸」、「房貸」都會符合。

l    ? ：出現任一個英文字元或二個中文字元

如：user?@somemail.so，則user1@somemail.so，users@somemail.so都會符合。

l    [] ：出現的字元必須為其中之一
如：[Aa]uction，則Aution和aution都會符合。

l    ^ ：表示此規則之相反
如：[^Aa]uction，則Aution和aution都會不符合。

l    \ （請把隨後的字元當成一般字元），如：\[福利公告\]，則“[福利公告]”會符合，用以指明中括號不再是功能字元。

本規格亦可使用正規表示式，以設定更強大的特定型式資料稽核攔截功能。撰寫正規表示式時，須使用分隔符號。目前支援的分隔符號有兩組，問號與斜線：

/正規表示式/，?正規表示式?

 

修飾符號：

加在分隔符號後面的修飾符號，目前支援：

l   'i': 不分大小寫。

l   'm': 將資料視為多行。^,$ 會 match 行首和行尾而非資料的開頭與結尾。

l   's': 將資料視為單行。. 會 match 換行字元。

l   'x': 允許正則表示式中出現註解和空白。

範例：

l   寄件人：/.*@xmail.com/i

l   收件人：/.*@xmail.com/i

l   標題：/[機密|ADV].*/i

l   信件內文：/.*valuable.*/i

l   信件內文(未解碼)：/.*=A5@=A8@A4H=B6.*/i

l   附檔名稱：/.*\.exe/i

l   附檔類型：按使用者選擇

l   附檔加密：按使用者選擇 

l   附檔名不符：按使用者選擇 

l   附檔內文：/.*price\slist.*/i

l   信件大小：>10M

l   含有密件副本人數：按使用者選擇 

l   收件人數：>10

l   收件人數乘以信件大小：>10M

l   信件檔頭欄位：/Subject:.*adv.*/i

l   機敏資料：按使用者選擇

 

「附檔類型」

可以檢查出的類型如下：

l  Adobe PDF（PDF）

l  AutoCAD（DXF、DWG）

l  HTML（HTM、HTML）

l  Microsoft Word（DOC、DOCX、DOTX、…）

l  Microsoft Excel（XLS、XLSX、XLSM、XLTX、XLTM、…）

l  Microsoft PowerPoint（PPT、PPS、PPTX、PPTM、POTX、…）

l  Microsoft Visio（VSD）

l  RAR

l  Text（txt）

l  XML

l  ZIP

l  DocuWorks（XDW）

l  GZip（TAR.GZ、GZ）

l  Ichitaro一太郎（JTD、JTT、JFW、JVW、JAW、JBW、JUW、JSW、…）

l  Kingsoft DPS/ET 2005（ET、DPS）

l  LZH

l  Microsoft RTF（RTF）

l  OASYS（DOC、OA3、…）

l  OpenOffice 1（SXW）

l  OpenOffice Draw（SXD）

l  OpenOffice Impress（SXI）

l  OpenOffice Math（SXM）

l  PageMaker（PMD、P65、…）

l  QuarkXpress（QXP）

l  WordPerfect（WPD）

l  WPS Office （WPS）

注意：即使寄件者手動變更附檔之副檔名，MailGates仍可以正確判斷。

「附檔內文」及「附檔類型」注意事項：

l   過濾「附檔內文」時，若發生Timed Out情況，則ByPass不過濾。

l   過濾「附檔類型」時，若發生Timed Out或系統錯誤情況，則使用比對副檔名對照表的方式過濾（忽視大小寫問題）。

l   Timed Out均紀錄於Timed Out Log，Log中包含有發生Timed Out的過濾時間、檔名、檔案大小。

 

「信件大小」與「收件人數乘以信件大小」

        茲舉一例：“>10M”，大於10Megabytes則符合此規則。

        所使用的功能字元：

l   比對大小字元：>, <, =。

l   可使用的單位表示法：K, k，100k表示100*1024 bytes；M,m，10M表示10*1024*1024 bytes。

 

修改規則：

點選規則後的「修改」鈕，規則內容修改完成後，按「儲存」鈕。

 

啟用或停用規則：直接點選圖示切換啟用狀態。

 

 

改變規則順序：直接拖拉來改變規則的順序，並按下儲存順序。

 

 

刪除規則：勾選表列項目前方的核選框，再按「刪除」鈕。