透過系統政策（企業郵件政策）和群組政策的規則設定，讓企業可達到以下管理目標：
l 阻絕重要資訊流失
l 阻絕不必要的郵件
l 監控郵件流向（可配合郵件審核功能，加強機密或管制性郵件的審核及因應的後續處理作業，有效完成郵件審核管制）
l 可設定過濾規則的優先順序，讓郵件過濾可依尋公司管理的輕重緩急原則，進行因應的過濾及後續處理
l 外寄郵件稽核流程示意圖，如下所示：
接收(Incoming
Mail)
系統會先執行政策稽核規則，再執行垃圾信過濾規則。若信件被政策規則阻擋後，系統則會直接執行設定的動作，不會再往後進行垃圾信過濾規則。系統預設優先順序：群組政策 > 網域政策 > 系統政策。
寄送(Outgoing
Mail)
對外寄送的信件一般不會有垃圾信過濾的規則，因此這邊主要是針對政策規則作流程的處理。系統預設優先順序：群組政策 > 網域政策 > 系統政策。
在稽核功能（系統政策和群組政策）之前，首先要進行的程序是必須讓所有使用者外寄的信件都通過MailGates，這樣才能達到信件稽核的效果。因此後方的郵件主機必須設定將所有外寄的信件透過MailGates Relay出去，如有開放SMTP Relay，建議也可開放使用者直接將SMTP Server設定在MailGates.
當系統開放使用者直接將SMTP Server設定在MailGates時，在Outlook or Outlook Express的「伺服器」設定中，帳號名稱必須輸入完整的Email Address（帳號＋網域名稱）。在外寄郵件伺服器中也必須勾選「我的伺服器需要驗證」，如此才能正常收發信件。
在 Outlook 2007 中，請進入「工具 ＞ 帳戶設定」 點選您所設定的帳號，進入其他設定後，點選「外寄伺服器」，勾選「我的外寄伺服器（SMTP）需要驗證。
