郵件審核備忘稿可讓審核人員在審核郵件時，留下審核作業當時的筆記，審核作業完畢後，該筆記可於稽核郵件處理紀錄中進行檢閱，提供審核人員於事後追查時，可回憶當時情境的備忘稿。

 

郵件審核備忘稿由系統管理者設定，於「稽核管理 > 稽核設定 > 審核區設定」啟用備註功能。備註功能開啟後，每回審核人員在審核郵件時，可留下審核備忘。

l  審核備忘稿功能介紹

1.  選擇備註範本：利用下拉選單，選擇本次審核備註，加速審核人員審核效率。
審核備忘提供範本功能，不同審核動作如：退信、送信、刪除等，有各自的範本，每人每種動作最多可儲存 20 筆。

2.  確認/編輯審核備註：編輯區的欄位即為該封稽核郵件的審核備註，審核人員可於編輯區中進行編輯，並確認備註內容是否正確。最長可儲存 64 個中字或英文字母。

3.  儲存本次範本：若本次審核備註尚未存為備註範本，可點選「另存為新範本」進行儲存範本的動作。其他選擇包含「不儲存本次審核備註為範本」及「覆蓋所選的範本」。

4.  完成郵件審核：確認審核備註後，點選「備註填寫完畢，完成郵件審核」按鈕，結束本次郵件稽核的動作。管理者可於稽核郵件處理紀錄中檢視本次審核動作的時間、審核人員及備註等資訊。

5.  刪除備註範本：若不需要此範本，或範本儲存空間已滿，可點選下拉選單旁「刪除此範本」鈕，刪除目前已選定的範本。