MailGates 可視企業對垃圾信件的管理需求，決定是否開放使用者管理自己的留置信件，系統提供兩種不同的方式：統一留置於系統目錄（也就是全權由管理者管理所有的信件）以及留置在個人目錄（開放讓使用者自行管理信件）。

管理者與使用者都可以訂定信件處理的方式以及保留期限天數，這些被留置的信件若是不透過通知信或Web介面做處理，MailGates預設會在30天之後將信自動刪除，管理者與使用者都可以自行調整保留的期限，管理者訂定的規則將會成為系統預設值，但並非強制性，使用者亦可訂定自己的信件處理方式。系統與使用者的設定方式若有衝突，將以使用者訂定方式為優先，但管理者亦可手動檢視、並調整使用者的信件處理設定，管理方式請參考以下步驟：

系統信件處理方式設定

進入「威脅管理 > 信件處理 > 垃圾信件/可疑信件」分頁，即可設定信件處理方式和保留期限。