MailGates收信與送信採兩個互不干擾的獨立模組，可以各自運作，確保運作最佳效率。透過系統的記錄追蹤功能，MailGates詳細記錄系統每一筆連線與信件資訊，包括信件標題、信件大小、過濾結果等等，並提供多欄位查詢功能，讓管理者在調閱信件時，可快速查詢與處理。
進階查詢條件預設在畫面為隱藏的連結，欲使用此功能，只需點選進階搜尋文字連結即可展開或關閉。建議管理者在做關鍵字查詢時，可直接輸入欲查詢的搜尋字串，無須使用萬用字元，以提高查詢精準度。