MailGates 郵件隨選加密模組採用郵件閘道架構（SMTP gateway），以簡單易用、快速導入為主要的設計理念，企業無須事先建置進階加解密機制，即可利用 Zip壓縮功能對郵件內容或其附檔進行加密；確保企業用戶外寄郵件於第一時間受到加密保護，有效遏止因人為疏失及有心人士可能造成的資料外洩損失。

小提醒：

1. 使用前請確保您的外寄信件已經通過 MailGates，相關設定請參考《稽核管理》。

2. 若您同時擁有 PKI 模組，當設定條件相同時，外寄信件會依照：ZIP 加密、PKI 簽章 、PKI 加密方式依序進行處理。

 

l  設定加密條件

管理者可根據公司安全政策彈性制定加密目標與類型，目標可針對整封信件內容或附檔自動作加密保護，並搭配不同的加密類型如：所有外寄信件、信件檔頭、信件標題開頭符合和指定寄收件人等作彈性組合。系統管理者可進行 Zip 加密條件設定，而網域管理者也可再依據網域管理需求，選擇是否選用系統預設值，或另外設定加密條件。

 

l  密碼原則

一封信若寄給多位收件人，除了使用者指定的收件人密碼外，其它ZIP加密密碼皆相同。

 

 

功能說明：

加密類型 (符合任一)	範例說明
所有外寄信件	針對所有外寄信件
信件檔頭符合	X-MGENC: YES 請注意：本檔頭設定須因應後端 Mail Server 的不同而有所對應
信件標題開頭符合	[Confidential] *若設定標題開頭符合一串文字須加密，當信件成功加密寄出後，並不會顯示該串文字。
指定寄收件人	一行一個郵件位址，可使用萬用字元 *若於「收件人符合(不加密)」設定後，符合條件的郵件皆不於此功能被加密。
於 Mail2000 使用者郵件編輯頁面顯示 ZIP 加密選項	同時使用Mail2000 之用戶，勾選此選項後，於 Mail2000 開啟 ZIP 加密功能後，使用者即可主動使用此加密功能。
加密目標	說明
信件附檔	針對信件附檔做加密
整封信件	針對整封信件做加密
指定副檔名	說明
填入副檔名稱	符合條件而被 ZIP加密的檔案，副檔名會改為指定的副檔名。
密碼長度	說明
最小長度	§   密碼最小長度限制為4：最大長度為64。 §   若使用者有和寄件人約定密碼，系統即會以使用者設定的密碼為優先
最大長度
加密方式	可選擇以 ZipCrypto 或 AES256 加密方式寄出。
密碼通知信寄送對象	說明
寄件人	加密後，系統會發密碼通知信給寄件人
收件人	加密後，系統會發密碼通知信給收件人
寄收件人	加密後，系統會發密碼通知信給寄件人與收件人

 

l  案例一：對外寄信件進行整封信件加密

1.         請點選「簽章與加密 > ZIP加密」，選取加密類型為：所有外寄郵件，並設定加密目標為整封信件加密。

2.         密碼可自行設定最小與最大長度，系統提供兩種加密方式亂數產生密碼。

 

3.         此時若寄件人發送郵件並透過 MailGates 寄送到收件人信箱，收件人即會收到一封整封信件加密的ZIP檔案通知信。

 

4.         同時 MailGates 會依據密碼長度設定亂數產生密碼，並發通知信給寄件人。寄件人收到後可透過各種不同的訊息溝通方式，如:電子郵件、即時通訊軟體、電話、簡訊等通知收件人做解密。

 

 

5.         收件人輸入密碼後，即可順利開啟加密 Zip 檔案。

l   案例二：對指定收件人進行信件附檔加密

1.         請點選「簽章與加密 > ZIP加密」，選取加密類型為：指定收件人，並設定加密目標為信件附檔加密。

 

 

2.         設定指定收件人之約定密碼，請進入「使用者模式」做設定。

3.         在使用者介面中，請進入「信件加密 > 加密密碼設定」，設定指定收件人密碼。

 

4.         設定收件人密碼後，寄件人寄出符合加密條件之信件，寄件人會收到一封加密通知信，被告知寄出的信件已被加密，而密碼即為您所設定的密碼。可透過各種不同的訊息溝通方式，如:電子郵件、即時通訊軟體、電話、簡訊等通知收件人做解密。

5.         此時寄件人發送郵件並透過 MailGates 寄送到指定收件人信箱，收件人即會收到一封附檔加密的ZIP檔案通知信。

 

6.         收件人輸入密碼後，即可順利開啟加密 ZIP 檔案。

 

l   ZIP加密與 Mail2000 整合

若您的後端 Mail Server 為 Openfind Mail2000 電子郵件系統，即可透過Mail2000 編輯介面，立即啟動加密機制。

請先確認您的 MailGates ZIP加密功能是否開啟，並勾選以下功能，後於Mail2000開啟 ZIP 加密選項：

 

加密目標設定為整封信件，密碼長度自訂。當MailGates 與 Mail2000 設定完畢之後，您可至 Mail2000 使用者郵件編輯畫面中看到以下畫面：

 

當您已經於 Mail2000 設定好郵件 ZIP 加密之後，卻發現 Mail2000 編輯郵件畫面的加密鎖出現紅色 x 標誌，代表在 MailGates 系統上，ZIP 加密功能未開啟，或是該使用者等級無使用 ZIP加密權限、該網域未授權使用此模組等。煩請至 MailGates 管理介面進行設定。

 

當出現以下驚嘆號圖示時，則代表您所搭配的 MailGates 是稍舊的版本，建議進行升級以享用完整的郵件加密功能。