公用簽名檔功能方便管理者制定企業內信件簽名檔、企業免責聲明以及相關活動宣告。可設定公用簽名檔的範圍包含：系統簽名檔、網域簽名檔及群組簽名檔。

系統可設定一組公用簽名檔、各網域及其下群組亦可設定各自的一組公用簽名檔，公用簽名檔套用的原則為：群組 > 網域 > 系統。 已套用任一組公用簽名檔後，不會再套用另一組公用簽名檔。舉例說明：每個網域可以設定自身網域公用簽名檔，如果某網域未啟用此功能，該群組管理者也無設定群組簽名檔，則會套用設定好的系統公用簽名檔。反之，若已套用群組簽名檔，則不會再套用系統簽名檔或網域簽名檔。

 

l   公用簽名檔設定

n   系統公用簽名檔

系統管理者登入後，進入管理者模式，點選 「系統管理 > 公用簽名檔」，即可啟用及編輯系統公用簽名檔。

n   網域公用簽名檔

網域管理者登入後，進入管理者模式，點選「系統管理 > 公用簽名檔」，即可啟用及編輯網域公用簽名檔。

n   群組公用簽名檔

群組管理者登入後，進入使用者模式，點選「公用簽名檔 > 公用簽名檔」，即可選擇群組後，編輯該群組的公用簽名檔。

 

 

公用簽名檔設定如下：

u  啟用簽名檔功能

1.         管理者可選擇停用或啟用。

u  選擇簽名檔之預設編碼

1.         編碼選項包含： Unicode (UTF-8)、正體中文 (big5) 、簡體中文 (gb2312)、英文 (iso-8859-1)、日文 (iso-2022-jp) 等。

u  設置簽名檔

1.         簽名檔包含 HTML 模式及純文字模式兩種。當您編輯完 HTML 模式後，可點選 「從 HTML 簽名檔複製」按鈕，自動為您產生對應的純文字模式簽名檔。

 

公用簽名檔應用範例如下：

1.     完成公用簽名檔設定。

 

2.     已加註公用簽名檔之郵件內容如下：