管理者可直接透過Web管理介面瀏覽MailGates系統負載、記憶體用量和檔案系統使用狀況。請進入「系統管理 > 系統狀態與控制 > 作業系統狀態」，按下【立即更新】後，畫面即會立即更新狀態。

系統每小時偵測硬碟一次，若偵測到硬碟低於5% 的使用空間時，會自動刪除簡易備份中最舊的信件直到大於5%的安全值，並且系統會自動寄送通知信給管理者做提醒。新增管理者步驟請參考《帳號管理 > 系統管理者管理》。